企业必须优先考虑自助报告

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我投入时间的慈善事业之一是举办一年一度的古董车展。Concours d'Élegance 的历史可以追溯到 17 世纪的法国，当时富有的贵族与评委齐聚一堂，评判谁拥有最好的马车和最漂亮的马力。我们的活动是为多个慈善组织筹集资金的更广泛使命的核心。我的职责之一是跟踪参加展会的汽车，为此我设计了一个在线注册系统。

我投入时间的慈善事业之一是举办一年一度的古董车展。Concours d'Élegance 的历史可以追溯到 17 世纪的法国，当时富有的贵族与评委齐聚一堂，评判谁拥有最好的马车和最漂亮的马力。我们的活动是为多个慈善组织筹集资金的更广泛使命的核心。我的职责之一是跟踪参加展会的汽车，为此我设计了一个在线注册系统。令我震惊的是，我使用简单 IT 系统的经历是人们在设计、管理和使用更复杂的系统时遇到的问题的缩影。我从今年的活动中得到的最重要的收获是自助报告的重要性。我怀疑大多数企业高管——尤其是财务部门的高管——未能认识到自助报告的价值。它释放了组织在非生产性工作上集体浪费的大量资源，并提高了整个公司的响应能力和敏捷性。


vr_ss21_spreadsheets_arent_easily_replaced电子报告最初是作为纸质打印 国家电子邮件列表 输出的解决方案，减少了传输个人所需信息所需的资源，并使他们更容易找到信息。在过去的几十年里，IT 专业人员创建和维护这些企业报告也变得更加容易，但它们仍然非常耗时且不够灵活。人们通常不会让 IT 部门创建另一个版本的报告，而是复制电子报告，将其粘贴到电子表格中，重新配置信息以满足他们的需求，并将修改后的电子表格分发给一群人。由于这个和其他原因，IT 部门发现很难让业务人员停止使用电子表格。我们对电子表格的基准研究 发现这是改变的头号障碍。电子表格用户重视控制和灵活性。这正是自助报告所提供的功能，无需手动创建和分发电子表格报告的耗时麻烦。



将自助报告视为一种使用信息技术的态度和方法而不是特定的软件产品或类别是有用的。它从一个基本假设开始：组织中的个人必须能够从他们使用的系统中检索他们需要的信息。这并不能取代定期的企业报告、仪表板、记分卡和其他此类“推送”通信方法。这也不是曾经流行的“商业智能民主化”概念。对于绝大多数用户来说这仍然太复杂。这更像是用直拨系统取代电话接线员。（40 岁以下的读者请注意：曾几何时，需要人工干预才能将您的手机连接到其他人的手机。

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在商业计算的早期，简单地收集和访问公司数据就是一个突破。在过去的几十年里，企业对广泛的功能进行了自动化和仪表化，挑战在于收集和管理数据。尽管公司在数据管理方面仍然面临许多问题，但将报告下放给个人现在是公司必须解决的关键问题。精心设计的自助报告可提高 IT 人员和组织其他部门的工作效率。一家中型公司的财务总监最近告诉我，人们每月要花一天半的时间在月度和季度会计结算后为高级管理人员和运营经理创建报告。谈论资源的非生产性使用！这是一个极端的例子，但象征着时间经常浪费在个人应该能够自己做的事情上。从 IT 方面来看，太多的时间花在创建和维护报告上，这类似于仍然有总机接线员来路由呼叫。

自助报告既作为企业应用程序的一项功能存在，也存在于旨在与缺乏此功能的应用程序配合使用的独立产品中。在决定是否更换现有软件以及在任何供应商选择过程中，评估自助报告功能的优势非常重要。随着移动性越来越多地内置到企业业务应用程序中，这一点尤其如此。随时随地访问信息是公司投资移动性并要求其购买的软件具备这种功能的最重要原因之一。能够深入钻取此类报告中包含的数据，为取代电子表格提供了强大的动力。但也有一些独立产品可以在遗留系统中提供自助报告功能。

去年，对于我们的服务组织，我仍然为不在我们系统上的个人和团体创建了数量有限的电子表格。当有人将我们报告中的信息复制并粘贴到另一个电子表格中时，我们遇到的唯一数据问题就出现了。错误是不可避免的，即使在我们当地的活动中，错误发生也会带来不幸的后果。例如，告诉刚刚花了数百小时准备自己的汽车的人该车辆没有资格获得奖励，因为它不在评判的汽车列表中（即使我们的系统显示它应该被评判）当首席财务官被告知已发布的财务报表存在重大错误时，这会引起人们可能预期的同样程度的愤怒反应。


自助报告正在迅速成为企业内的标准功能。这是重新定义企业计算的代际变革的一部分。超过一定年龄的人仍然希望向他们提供信息。年轻人希望自己获得所需的信息，并期望有能力这样做。IT 部门必须找到提供自助报告的机会并尽可能实施。业务用户（尤其是财务人员）应熟悉自助报告（尤其是他们可以使用和管理的独立工具），并在可行的情况下实施。